La transformación digital es un concepto que venimos escuchando o incorporando desde hace años, pero en los últimos 12 meses, nos subió a un viaje a toda velocidad y sin retorno.
Acciones cotidianas pasaron a desarrollarse en mundos virtuales, donde lo digital es el gran protagonista y tecnologías como la automatización robótica de procesos – RPA– están creciendo de forma exponencial en las empresas.
Sabías que, según estudios de Gartner, en los próximos 2 años se espera un crecimiento global del RPA del 72%, y que el 53% de las compañías en el mundo comenzará a implementar RPA ?
Ello quiere decir que más de la mitad de las empresas ya está considerando la posibilidad de hacerlo. ¿Tu compañía se encuentra en la mitad que lo está analizando?
Sin embargo, hemos observado que muchas de las empresas en Latinoamérica tienen ciertas reservas o experiencias fallidas acerca de la introducción del RPA. Por un lado, existen aquellas que piensan que la automatización es candidata solo de compañías de gran porte y hay otras que se lanzan en picada a construir bots, solo por el hecho de montarse en la era de la transformación, sin tener una estructura, ni una cultura digital bien consolidada. La cuestión es que la automatización no es una tendencia exclusiva de grandes jugadores y mucho menos, es para tomársela a la ligera, debe abordarse estratégicamente y con una buena gobernanza.
¿Cuándo es momento de considerar RPA en tu empresa?
Cuando se presentan los siguientes escenarios:
- Se requiere manejar grandes volúmenes de datos. RPA aumenta la precisión, acelera el procesamiento de datos y minimiza riesgos y fallas producidos por una mala gestión de la información.
- Cuando se pueden definir reglas claras de una operación.
- Cuando el proceso se repite con frecuencia. Por ejemplo, trabajo manual constante y del mismo proceder: usando datos, generando información, notificaciones o alertas, para luego determinar una acción en uno o más sistemas.
- Cuando no hay tiempo ni recursos, es decir que se requiere agilizar el procesamiento de información y existe sobrecarga de trabajo y falta de personal para ejecutar dichas tareas en el tiempo y la forma requerido.
RPA les permite a las empresas reducir sus costos entre un 30% y un 50%. Se trata de una inversión inteligente, si se aplica en el proceso correcto y sobre todo si es bien gestionada, Puede mejorar significativamente los resultados de la organización ya que impacta de forma positiva en la rentabilidad y también en los indicadores de calidad y de mejora continua.
¿Cómo encarar la automatización de Procesos – RPA?
La implementación de RPA requiere una visión estratégica y el manejo de una cultura corporativa abierta al cambio. Cambio de modelos de trabajo y de operación. Así como de roles; demanda un alto componente de aceptación y comprensión por parte de los recursos, respecto a la convivencia e interacción productiva de la mano de la tecnología.
Para abordar la automatización de procesos es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Determinar ¿cuáles son las expectativas para el nivel de automatización?
Es decir, definir las brechas entre el estado actual de los procesos y los resultados esperados con RPA. Para ello se analiza cada uno de los procesos con sus variables: actores que intervienen, tiempos de ejecución, errores, insumos, resultados, costos, etc. El conocimiento de la situación actual y de las metas esperadas, te van a permitir un gerenciamiento sólido, que propicien el ROI potencial de tus iniciativas. - Debes asegurarte que todas las partes interesadas o que intervengan en el proceso tengan participen del proyecto.
Necesitas una estrategia operativa que tenga un enfoque colaborativo, integral y transversal en toda la organización. - Gobernanza
Introducir la automatización sin una visibilidad corporativa y una supervisión claras, es peligroso. Los bots son una fuerza laboral que, como cualquier otra, debe ser administrada y bien liderada para maximizar su efectividad. - Herramientas de automatización
Para que un proyecto de automatización genere el menor rechazo posible, es conveniente emplear herramientas amigables que permitan la interacción de los perfiles funcionales.
Muchas empresas optan por comenzar con RPA usando herramientas de código abierto, ya que no tienen tarifas de licencia iniciales y es una forma válida de empezar. Sin embargo, es frecuente que el entusiasmo del principio se desplome drásticamente a lo largo del proyecto, ya que pueden requerir gastos de implementación adicionales, contratación de recursos especializados, tiempos de preparación mayores a los esperados, y deberás confiar en la comunidad de código abierto para obtener soporte y actualizaciones.
De hecho, las herramientas de código abierto en general suelen ser más caras de implementar que las comerciales y pueden aumentar el riesgo.
Además, para escalar la RPA , necesitas personas capacitadas para escribir los scripts y mantener los bots. La necesidad de ingenieros de RPA capacitados en entornos de automatización de código abierto puede ser costosa y se vuelve cada vez más crucial a medida que las empresas comprenden cómo pueden automatizar otras áreas del negocio y la demanda para RPA crece.
En ese sentido, conocer la plataforma de RPA STELA, es una buena forma de introducirse a la tecnología. Su enfoque está basado en la construcción de robots utilizando un lenguaje natural, es decir CERO CÓDIGO, que permite ser operado por personas que no sepan programar, por perfiles funcionales, o quienes realizan y conocen el proceso, de esta forma es posible integrar a los equipos en la implementación y obtener una muy buena rentabilidad por el ahorro de recursos y tiempo. Es una herramienta que brinda celeridad y sencillez en la creación de las automatizaciones, facilitando el mantenimiento y la escalabilidad de la RPA. Es desarrollada en Latinoamérica por lo que su capacitación y soporte son en español.
¿Cuáles son los errores más frecuentes que hacen que RPA fracase?
Los proyectos de RPA pueden fallar por diferentes razones, los errores más comunes son:
- Financieros: No cumple con las expectativas. Puede ser que no expresa un resultado o valor comercial, es decir su implementación no impacta en los resultados o no se realizó un adecuado estudio de ROI que cubriera todas las variables.
- Gobernanza: Esta es una de las principales razones. La automatización de procesos requiere de una estrategia equilibrada. Muchas fallas en los proyectos de RPA se deben a errores de gestión y supervisión.
Hay dos razones principales para esto.
- Se dedica gran energía y recursos en la gobernanza de forma demasiado temprana en el proceso. Esto hace que la automatización se vuelva muy compleja, costosa y difícil de mantener. La clave en la gobernanza es el equilibrio.
- Falta de enfoque en la gobernanza al principio del proceso, perdiendo de vista aspectos fundamentales que no se pueden controlar y el RPA no puede resolver ni abordar.
- Operacional: Expectativas operacionales desperdiciadas, como programar bots para que se ejecuten en momentos en que los sistemas a los que deben acceder no estén disponibles.
- Seguridad: Creación de bots que requieren un nivel de acceso de seguridad que la política de la empresa excluye, o que necesitan acceso a sistemas a los que la organización no permite por protocolos de privacidad
- Infraestructura: No estimar de forma adecuada los insumos, ni la arquitectura o equipos requeridos para el performance más adecuado.
- Diseño: fallas debidas a malas prácticas en el diseño del flujo del proceso y sus interacciones, considerando las diversas casuísticas.
- Técnico: fallas funcionales del software que repercuten en el correcto procesamiento de datos.
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