Los 7 hábitos de la nueva normalidad

En 2017 se generó uno de los hitos virales más icónicos en la historia reciente de internet. El analista político Robert Kelly, estaba siendo emitido en vivo y en directo a través de una videoconferencia por la BBC.  Habría sido un informe más, si no fuera porque su análisis serio y exigente contrastaba con la imagen de una niña curiosa que se acercaba a la cámara desde una puerta abierta al fondo, después aparecía un bebé en andador y por último una mujer desesperada que los retiraba a la fuerza arrastrándolos por el piso en medio de los gritos. “My apologies” repetía nervioso Kelly y enfatizaba esa tensión entre el caos y el profesionalismo. Todo observador atento recordará  cualquier cantidad de memes y comentarios burlescos acerca de lo bizarra que parecía la situación

Sin dudas la sorpresa mundial a ese hecho habría sido distinta de haber transcurrido en medio de las cuarentenas, obligadas o recomendadas, que todos los gobiernos del mundo aplicaron en los últimos meses para frenar al COVID-19. Quizás Kelly habría soltado una carcajada para decir con un tono descontracturado “You know, we’re all like this right now”. Quizás no. Pero es posible que uno de los cambios más significativos de la “nueva normalidad” sea que tengamos que conciliar y adaptarnos a muchos “sonidos e imágenes de fondo”, irrupciones imprevisibles y aspectos secundarios que antes se buscaban ocultar. Ahora ya son parte de nuestra cotidianidad.

En este artículo repasamos los siete hábitos del mundo virtual que todos hemos adoptado como consecuencia de la transformación digital del trabajo y parte de la vida diaria.

1. Silenciar el micrófono a varios niveles

Todos hemos participado de reuniones o actividades en videoconferencias en las que un asistente parece que está en medio de un concierto de thrash metal y los ruidos de su entorno impiden atender la charla. Muchos lo entienden y optan por silenciar el micrófono. Si lo pensamos un poco, la situación no es tan distinta a cómo era antes en las reuniones presenciales: siempre había alguno que hablaba sin parar y no dejaba a nadie meter bocado. Si las reuniones de la nueva normalidad serán todas con barbijo, ese pequeño dispositivo de tela puede funcionar muy bien como un recordatorio analógico del micrófono silenciado para pensar bien qué decir antes de hablar.

2. Superar la prueba de los 40 minutos

Curiosamente la plataforma campeona de las videoconferencias no ha sido Skype de Microsoft ni Hangouts de Google, como uno podía prever antes de la irrupción de la pandemia, sino Zoom. Y eso a pesar de que la versión estándar imponga un límite de 40 minutos. Pero si lo vemos desde una óptica más económica (como la del límite de caracteres que impone Twitter) puede que la brevedad no sea un problema sino una ventaja. Las reuniones deben ajustarse para ser más ejecutivas, eficientes y previsibles en su duración, así todos pueden acomodar la agenda. En la nueva normalidad, ¿las empresas e instituciones aprenderán a realizar reuniones más cortas y accionables? ¿Y si superan los 40 minutos tendrán que pagar? Porque si estamos de acuerdo en que el tiempo y las personas son recursos valiosos, las empresas ya están pagando por cada minuto innecesario de cada reunión, aunque la “sala de reuniones” no lo exija.

3. Entender que comercio viable es comercio electrónico

Antes del COVID-19 alguien podía renegar de los medios electrónicos de pago y ser celoso de entregar su número de tarjeta aún a las entidades más fiables. Hoy ya no. Le tenemos miedo, si no asco, a los billetes físicos, a los empaques que han pasado por varias manos, al papel que se imprimió vaya a saber uno dónde y cómo. La nueva normalidad irá aplacando esta ansiedad con el tiempo cuando comprendamos que es imposible higienizar todo objeto físico. Pero en el camino enseñaremos y aprenderemos a hacer compras online, a usar billeteras electrónicas, a navegar por los catálogos, y abrir un ecommerce como cuando entrabamos a un local y veíamos sus vitrinas. Las empresas por su parte a repensar el modelo de negocios para que el servicio esté operativo a distancia.
Es la diferencia entre tener la empresa cerrada y tenerla abierta, y no hace falta tener un MBA o saber de tecnologías para entender que a nivel organizacional esa es la diferencia entre 0 y 1. El software ya no es una herramienta crítica solamente para las empresas tecnológicas. Del mismo modo que la luz no es crítica solamente para las energéticas. Hoy en día el software es la propia empresa, todo negocio corre por software y como tal, hay que mirarlo con lupa, estudiar sus capacidades, testear y corregir posibles fallos y posibilidades de mejora para ser más competitivo.

4. Preferir lo digital para hacer más y llegar a todas partes

Entonces, ¿nos convertiremos en robots? ¿Las emociones se descargarán por la nube? No, nada de eso. Seguimos siendo personas y necesitamos el contacto físico. Pero aprendimos que, aunque en calidad sea el más potente, en cantidad puede ser el menos frecuente. Tantas actividades que hacíamos presencialmente, tantas horas perdidas en el tráfico, y en las vías públicas, tanto desgaste para ponernos de acuerdo si reuníamos a todas las personas en una misma sala. Descubrimos que podíamos eliminar todo eso y seguir haciendo negocios a través del software. Y sostener una reunión mientras hacemos dormir al hijo más chico de la casa, o mientras se prepara la cena. Convertir la oficina en la computadora y al teléfono móvil en la sala de reuniones más eficiente, no es poco para empresas y personas que viven cuadrando sus tiempos a ritmos cambiantes y acelerados. Tomemos eso como ventaja. Seguirá habiendo sectores y negocios en los que “mi cliente necesita el cara a cara”, desde luego. Pero puede que lo necesite menos de lo que creemos y desconfiar de esa premisa tan intuitiva puede implicar ahorros enormes en la estructura de costos, si los recaudos tecnológicos están bien cubiertos.

5. Conciliar y evitar la fatiga tecnológica

Algunos estudios neurológicos ya han revelado que las reuniones virtuales cansan más que las presenciales y en estas semanas muchos hemos sido testigos de una gran difuminación del tiempo y espacio de trabajo y el de ocio o familia. Los gobiernos empiezan a legislar en el teletrabajo, se habla del derecho a la desconexión y las técnicas para concentrarse y ser productivos son más importantes que nunca.
Whatsapp no será durante mucho más tiempo un gran mercado de conversaciones y las plataformas específicas como Slack terminarán de imponerse en todas las empresas, por más pequeñas que sean. Y como dice el dicho: “hecha la app, hecho el bug”. Las empresas deben poder identificar los posibles fallos para poder crear esa división necesaria entre lo profesional y lo personal y así no estar una hora trabajado y tres horas emparchando.

6. Dejar de diferenciar entre seguridad electrónica y seguridad real

Hablábamos de Zoom, la gran revelación del mundo tecnológico en estas semanas. Zoom ha sido escenario de celebraciones de cumpleaños, instancias de aprendizaje, acuerdos comerciales, presentación de ideas innovadoras, declaraciones de amor y cervezas virtuales entre amigos. Y todo eso a pesar de las notorias fallas de seguridad que se han detectado y que la empresa ha intentado corregir. Alguien podría preguntarse, “¿entonces la seguridad informática es tan importante?”. La respuesta está en en la evolución de sus acciones bursátiles durante los últimos dos meses: una montaña rusa que ha alternado la necesidad de los usuarios con la desconfianza de las empresas. De no haber sido por esas fallas de seguridad el gráfico sería más parecido a un cohete de la NASA o, al menos, a la curva del coronavirus en sus primeras semanas en países como España o Italia.
Si nos acercábamos a un mundo en que la seguridad informática cada vez más era seguridad a secas, esto se ha acelerado a un ritmo inaudito. Vamos todos entendiendo la importancia y los costos de proteger la privacidad, trabajar con plataformas confiables y configurar bien los accesos. No todas las empresas tienen el crecimiento de Zoom y puedan absorber una crisis de seguridad informática. Sin testing profesional, las empresas inauguran y exploran sus plataformas digitales en un mar de oscuridad.

7. Compartir la pantalla como signo de transparencia

Hasta no hace mucho las empresas invertían miles de dólares en proyectores, pantallas de última generación, salas acristaladas, climatizadas, con la mejor acústica, sillas reclinables. Pero al final todo se resuelve con un botón que permite a los otros participantes ver lo mismo que el exponente ve. Si viajáramos al pasado y le contáramos a un directivo que así serían las presentaciones del 2020, notaríamos una voz nerviosa que preguntaría: “¿y si se ve la pestaña con el correo abierto?”, “¿y si le llega un mensaje confidencial?”. El diseño de las plataformas se adapta a estas contingencias, pero a grandes rasgos uno de los hábitos más fuertes será normalizar la transparencia en muchos procesos y enfocarse en lo verdaderamente importante.
Hacer negocios y trabajar en equipo implica siempre compartir: conocimiento, valor, soluciones innovadoras o herramientas. La pantalla es simplemente una interfaz que permite hacerlo de la manera más simple, directa y transparente posible.

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