Automatizar procesos como respuesta a una crisis

Hoy en día, vivimos una crisis que desborda muchos de los sistemas en los cuales basamos nuestro día a día. Acciones cotidianas pasaron a desarrollarse en mundos virtuales, donde lo digital es el gran protagonista. Ahora es el tiempo de actualizar sistemas y responder a esta situación con soluciones inmediatas.
Esta pandemia impuso un escenario nunca visto en los tiempos modernos. Cambiaron las prioridades para casi todas las organizaciones, teniendo que tomar decisiones de forma acelerada y actuar ante contingencias que obligan a pensar nuevos modelos de negocio.
Es en estos momentos, donde la automatización se convierte en un aliado productivo, que permite resolver problemas a retrasos en los procesos, a poner a producción rápidamente los desarrollos gestados para atender con oportunidad emergencias y brindar soluciones propuestas recientemente por varios sectores. La automatización agiliza la respuesta y la consistencia del proceso, liberando a los recursos humanos disponibles para atender la complejidad de la casuística que seguramente se presenta.

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¿Que se requiere para automatizar procesos?

Describimos cinco elementos necesarios para iniciar el proceso de automatización con éxito

1. Un proceso definido, donde se conozcan claramente los pasos que hay que seguir.
2. Datos de entrada definidos en un formato digital o que sea muy fácil de digitalizar.
3. La información que se espera producir luego de ejecutar el proceso.
4. Una herramienta para automatizar procesos, como STELA.
5. Un técnico que conozca la herramienta y genere las automatizaciones

 

¿Por qué automatizar procesos?

Porque en estos momentos se conjugan cuatro variables:

  • No hay tiempo
    Brindar soluciones ágiles para atender situaciones críticas, hace que el tiempo no alcance para diseñar, gestionar, desarrollar y probar un nuevo sistema. En tiempos de crisis, la automatización como respuesta inmediata ante un problema, aunque no sea la definitiva, permite enfocar los recursos en el siguiente problema urgente a afrontar. En todo caso cuando los plazos sean más laxos, automatizar un proceso generalmente será mucho más sencillo que programarlo nuevamente.
  • Aumento exponencial de servicios de software en ciertas industrias
    Esto lo vemos en rubros que atienden soluciones de eBanking, eCommerce, servicios en la nube, apps de delivery, alimentación, entretenimiento digital, ciberseguridad, sector farmacéutico, salud, y todas aquellas industrias que han incrementado sus servicios para atender la demanda de personas en cuarentena o que optaron por quedarse en casa y hacer confinamiento temporal.
  • Sobrecarga de trabajo y falta de recursos técnicos
    En los sectores mencionados con anterioridad, la alta demanda de servicios dispara procesos paralelos y necesidad de personal especializado para desarrollarlo y sobre todo gestionarlo. La saturación de tareas muchas veces va en contravía de la calidad y el control.
  • Personas más ansiosas y estresadas
    La carga emocional de una crisis fundamentada en el aislamiento, problemas económicos, la incertidumbre y un sin número de factores desfavorables, hace que los servicios se presten a individuos más susceptibles, donde la tolerancia es acotada y las expectativas esperan ser atendidas de forma inmediata, segura, sin errores, ni retrasos. Con el tiempo, se podrá evaluar si la alternativa viable para atender estas variables a largo plazo es la automatización, o la implementación del proceso dentro del software, como parte de su funcionalidad. De todas formas, ante la urgencia la automatización resuelve la liberación de procesos más controlados, ordenados brindando respuestas ágiles y consistentes.
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¿Cuánto tiempo lleva automatizar un proceso?

En nuestra experiencia automatizar un proceso mediano puede llevar entre 6 y 8 horas de trabajo. Procesos más complejos pueden requerir entre 8 y 16 horas de trabajo.

¿A quiénes les puede servir esta solución?

Toda empresa que en una crisis como la actual, ve desbordada su capacidad de atención a los problemas, tantos sean estos de cara al cliente como de cara a los reguladores.
Para dar algunos ejemplos, en esta crisis las empresas del área de la salud, como también las del área financiera tendrán trabajos para darle tratamiento a un número desmesurado de solicitudes.
En la salud, los prestadores de servicios, deberán reagendar TODAS las consultas que están programadas, generando comunicaciones con el cliente y actuando en base a su respuesta. Seguramente la automatización pueda resolver la gran mayoría de los casos permitiendo al personal técnico resolver los casos más complejos.
En los casos de empresas del área financiera, la mayoría de gobiernos han solicitado ajustes a los préstamos otorgados a TODA la cartera de clientes. Estos cambios, implican ajustar cada uno de los préstamos a las nuevas condiciones, calendarios de pagos o los reajustes que se hayan definido implementar. Una automatización permitirá rápidamente gestionar los cambios en la cartera, comunicar dichos cambios a los clientes y dejar a manos de los ejecutivos de cuenta los casos complejos que no puedan ser resueltos en la automatización.

 

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